Das Erstellen einer Agenda ist wichtig für die Effektivität des Meetings!
Die Vorbereitungen für ein Meeting beginnen mit einer sauberen Agenda. Eine Agenda (Tagesordnung) ist ein schriftlicher Plan aller Themen, die im Meeting behandelt werden sollen. Eine passende, vorbereitete Agenda macht das Meeting effektiver und bringt die Teilnehmer dazu, sich besser einzubringen. Hier nun einige Tipps zum Erstellen einer Agenda.
Agenda gestalten - in 4 einfachen Schritten:
- Sammeln von Information zum Gestalten der Agenda
- Brainstorming der Agenda mit Hilfe einer Mindmap
- Auswahl einer Vorlage für die Agenda
- Agenda gestalten
1Sammeln von Information zum Gestalten der Agenda
Beginnen Sie am besten damit, zu ermitteln, welche Themen für die Agenda die Teilnehmer des Meetings relevant finden. Schauen Sie dazu deren E-Mails durch oder rufen sie einfach an. Einige Meeting Management-Systeme, z.B. MeetingBooster erlauben das Erstellen der Agenda in einer Umgebung, in der Teilnehmer ihre Vorschläge elektronisch beisteuern können.
Wenn Sie an einem Meeting arbeiten, das zu einer ganzen Serie von Meetings gehört, bietet es sich an, ältere Meeting-Protokolle durchzusehen und die dortigen Themen als Anhaltspunkt zu nehmen. Oft können diese für weitere Meetings der Serie wiederverwendet werden.
2Brainstorming der Agenda mit Hilfe einer Mindmap
Fürs Brainstorming und einen Überblick über die in Frage kommenden Themen der Agenda verwenden manche Anwender gerne Mind Mapping-Software wie z.B. MindView. Mind Mapping verschafft Ihnen einen ersten Überblick über die einzelnen Ideen, die Sie später zu Word - als Agenda – exportieren können. Alternativ dazu können Sie die Ideen natürlich auch auf Papier festhalten oder gleich in Word beginnen.
3Auswahl einer Vorlage für die Agenda
Obwohl es Millionen von Meetings jeden Tag gibt, ist es recht schwierig, gute Vorlagen für eine Agenda zu finden. Das hängt unter anderem mit den vielen, verschiedenen Typen von Meetings zusammen. Allerdings gibt es einige, die ziemlich standardisiert ablaufen und die man als Ausgangspunkt verwenden kann:
4Agenda gestalten
Nachdem Sie die Informationen beisammen und einen Entwurf der Themen vorliegen haben, können Sie mit dem Erstellen der Agenda beginnen. Dazu können Sie eine normale Textverarbeitung oder auch eine Meeting Management-Software wie MeetingBooster verwenden. MeetingBooster besitzt ein Modul zum Erstellen der Agenda, in dem Sie die Themen und die dafür jeweils angedachten Zeiten sehr einfach eingeben können. Denken Sie, vor allem bei längeren Meetings, jedem Thema eine entsprechende Zeit zuzuweisen.
Tipps: Agenda gestalten:
- Geben Sie Beginn und Ende für jeden Einzelpunkt ein.
- Stellen Sie sicher, dass genug Zeit für Pausen bleibt.
- Bitten Sie Kollegen und Teilnehmer, die Agenda zu begutachten.
- Fügen Sie einen eigenen Punkt für die Vorbereitung ein.
- Vergessen Sie nicht, die Tagesordnung rechtzeitig vor dem Meeting zu verteilen.
Agenda gestalten mit MeetingBooster:
- Elektronisches Themenvorschlagssystem für Teilnehmer
- Einfaches, effektives Erstellen einer Tagesordnung
- Mächtiges Zeitverwaltungswerkzeug
- Zuweisen von Pre-Meeting-Aufgaben
- Automatisches Verteilen der Agenda
